Nýir tímar og ný tækifæri
Rúnar Sigurðsson skrifar
Það er ekki langt síðan að upplýsingakerfi fyrirtækja voru fyrst og fremst bókhaldskerfi sem þurftu að geta allt fyrir alla:
halda utan um viðskiptavini, skrá reikninga og fjárhagsfærslur, samskipti við banka og jafnvel halda utan um launaútreikninga,
tímaskráningar og fleira. Þetta voru stór, flókin og oft óaðgengileg kerfi sem aðeins sérþjálfaðir bókarar réðu almennilega við.
En tímar hafa breyst og upplýsingakerfi fyrirtækja með þeim. Við lifum á tímum sérhæfðra lausna þar sem fyrirtæki velja bestu
lausnina fyrir hvert verkefni og verkferli. Nú er markmiðið ekki lengur eitt stórt, miðlægt kerfi, heldur samspil vel valinna og sérhæfðra
lausna sem gera nákvæmlega það sem þær gera best.
Nýju upplýsingakerfin gera fyrirtækjum kleift að velja bestu tímaskráningarlausnina fyrir starfsmenn á vettvangi,
bestu lausnina til að skrá tekjur, verkefni og verkstöðu, og þau bjóða upp á greiningarverkfæri sem eru notendavæn og
skila stjórnendum skýrum og gagnlegum upplýsingum á einfaldan hátt, nánast í rauntíma.
Einn stærsti ávinningurinn af þessum breytingum er að tvískráning gagna hverfur nær alveg. Nú skráir starfsmaður sem framkvæmir
verkið beint inn í sérhæft kerfi og upplýsingar flytjast yfir í önnur kerfi. Þetta þýðir líka að pappírsvinna tilheyrir fortíðinni –
fyrirtæki sem eru komin á þessa braut þurfa ekki lengur að prenta út pappíra eða færa upplýsingar úr einu kerfi yfir í annað handvirkt.
Hlutverk bókarans hefur einnig tekið stakkaskiptum. Í stað þess að eyða tíma í mikla handavinnu við endurtekna skráningu gagna færist
starf hans yfir í aukið eftirlit, greiningu og ráðgjöf. Hann hefur nú meira svigrúm til að fylgjast með rekstri, tryggja gæði skráninga
og veita stjórnendum og starfsmönnum ráðgjöf út frá þeim gögnum sem upplýsingakerfin safna.
Með aukinni sérhæfingu og bættum lausnum verður viðmót fyrir starfsmenn einfaldara og þægilegra. Starfsmenn skrá gögn nærri upptökum þeirra,
sem dregur úr hættu á mistökum og misskilningi og eykur nákvæmni gagna.
Það er greinilegt að tímar stórra og þunglamalegra kerfa eru liðnir. Í dag snúast upplýsingakerfi fyrirtækja um að gera réttu hlutina vel,
veita betri yfirsýn og gera daglegt starf einfaldara fyrir alla sem koma að rekstri fyrirtækisins. Það eru sannarlega spennandi tímar framundan
fyrir bæði starfsmenn og bókara!
Höfundur er framkvæmdastjóri Svars ehf.
